L’utilizzo della posta elettronica è ormai all’ordine del giorno soprattutto da un punto di vista lavorativo. Le e-mail sono senza dubbio uno dei mezzi più utilizzati per comunicare nel panorama attuale, soprattutto a livello professionale; ed è dunque indispensabile saper utilizzare la posta elettronica nel migliore dei modi, potendo usufruire di tutte le possibilità e funzioni offerte. Ad esempio, talvolta può essere necessario inviare la stessa mail a più destinatari; ed è bene sapere che le attuali funzioni della posta elettronica permettono di farlo in diverse maniere. Vediamolo più nello specifico.

Inviare mail a più destinatari principali visibili

Inviare una mail è un processo molto semplice; nel momento in cui dobbiamo inviarla a un solo destinatario, come tutti sappiamo, basta semplicemente inserire l’e-mail del destinatario nell’apposito spazio che segue la dicitura “A”- Si trova subito al di sopra dello spazio nel quale inserire l’Oggetto della mail. Nel momento in cui occorre invece inviare la stessa mail a più destinatari visibili, ovvero lasciando che tutti i destinatari possano vedere altri gli indirizzi mail che hanno ricevuto il medesimo messaggio, basta inserire nell’apposito spazio tutti gli indirizzi dei destinatari separati da una semplice virgola.

Questi appariranno immediatamente racchiusi singolarmente da un riquadro. A questo punto, inviando la mail, questa arriverà a tutti i destinatari inseriti e, come già affermato, tutti potranno vedere gli indirizzi e-mail delle altre persone alle quali è stata inviata contemporaneamente la stessa e-mail. E tutti potranno, volendo, rispondere a tutto il gruppo; oppure prendere gli indirizzi delle persone di loro interesse.

Meglio quindi usare questo metodo quando le persone si conoscono fra loro.

Inviare mail a più destinatari in conoscenza o nascosti

In alternativa , è possibile anche inviare la stessa mail inserendo alcuni destinatari solo per conoscenza o nascosti. Per farlo, bisogna cliccare sulle diciture “Cc” e “Ccn”.

Inserendo gli indirizzi nel campo con dicitura “Cc”, ovvero Copia Carbone, questi riceveranno la mail in questione ma solo a titolo di conoscenza. In altre parole, in questo caso non cambia nulla rispetto al metodo precedente, ma utilizzando questo procedimento i destinatari segnati in “Cc” è come se venissero indicati come destinatari secondari che devono semplicemente prendere conoscenza della comunicazione. In questo caso tutti i destinatari, come nel caso precedente, possono vedere gli indirizzi e-mail degli altri.

Se invece, i destinatari vengono inseriti nel campo con dicitura “Ccn”, ovvero Copia Carbone Nascosta, la mail verrà normalmente inviata a tutti gli indirizzi inseriti ma i destinatari indicati in questo spazio non saranno visibili fra di loro. E’ la scelta ideale quando le persone non si conoscono, o voi non volete che sappiano di aver ricevuto lo stesso messaggio. Per esempio se dovete scrivere ai vostri clienti; voi sapete chi sono, ma non vorrete che ognuno di loro sappia quanti ne avete, né chi siano. In tal caso, nel campo A mettete il vostro stesso indirizzo; i vari destinatari potranno rispondere a voi (e solo a voi) con immediatezza.

Esempio di e-mail con più destinatari

Per rendere tutto ancor più semplice, facciamo un esempio pratico che possa chiarire le idee una volta per tutti. Prendiamo ad esempio l’ipotesi di dover inviare la stessa e-mail a cinque persone diverse: Marco, Anna, Lucia, Sandro e Mirko. Noi vogliamo che il destinatario principale della mail sia Marco, e dunque andiamo a inserire il suo indirizzo e-mail nello spazio con dicitura “A”. Dopodiché, vogliamo inviare la stessa mail anche ad Anna e Lucia come destinatari secondari e dunque le mettiamo in conoscenza utilizzando lo spazio con dicitura “Cc”, in questo modo riceveranno anche loro la stessa mail ma solo allo scopo di metterle a conoscenza della comunicazione. Con il procedimento illustrato finora, Marco, Anna e Lucia sono visibili, e dunque i loro indirizzi e-mail sono tra loro riconoscibili.

Infine, vogliamo inviare la stessa mail anche a Sandro e Mirko sempre per metterli a conoscenza della comunicazione, ma senza che i loro indirizzi e-mail risultino visibili agli altri. Per fare questo, li inseriamo dunque nello spazio con dicitura “Ccn”, in modo che la mail possa arrivare anche a loro senza che i loro indirizzi compaiano. Sandro e Mirko, potranno però vedere gli indirizzi degli altri, ovvero Marco, Anna e Lucia. Con queste istruzioni potrete dunque gestire autonomamente la vostra e-mail come preferite, dando ruoli diversi ai diversi destinatari in base alle esigenze.

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